Da Gambiarra à Orquestra — Uma agenda de produtividade para C-levels que querem mais do que dashboards coloridos

“Mostre-me a sua tela e eu lhe direi seu grau de maturidade digital.” (Todo executivo que já precisou consolidar planilhas demais numa noite de domingo)

1. O fantasma da “era digital”

A retórica da inovação é onipresente. Missão, visão, valores — tudo recheado de palavras como digital-first, data-driven e customer-centric. Mas o exame de realidade é simples: bastam cinco minutos diante das telas de quem faz a operação acontecer. Se o que aparece é um mosaico de Excel, e-mails, grupos de WhatsApp e copy-paste entre sistemas que “não conversam”, ali está a prova de que o digital é mais slide do que prática.

Atrás dos telões bonitos há gambiarras estruturalmente caras:

· retrabalho que nunca entra no P&L;

· perda de produtividade que não cabe nas métricas de eficiência;

· decisões lentas porque os dados moram em silos.

Essas fragilidades se tornam invisíveis com o tempo — como fios desencapados pintados da mesma cor da parede.

2. Custo invisível da maturidade baixa

1. Horas escondidas: estudos de mercado apontam que profissionais de conhecimento gastam 20% do tempo formatando informação já existente em vez de gerar valor novo.

2. Risco ampliado: integrações improvisadas criam brechas de segurança e dependência de “gurus da macro”.

3. Falta de confiança: se cada área tem “a sua verdade” em planilhas próprias, a diretoria gera relatórios contraditórios — e o board perde a convicção nos números.

4. Cultura de urgência perpétua: equipes entram no “modo bombeiro”, apagando incêndios em vez de desenhar processos previsíveis.

3. Por que ferramentas sofisticadas fracassam?

· Implementação sem objetivo de negócio — o projeto nasce como tendência de mercado, não como resposta a um pain point mensurável.

· Patrocínio intermitente — começa como prioridade do CIO, mas não ganha voz no comitê executivo.

· Falta de integração — ERPs, CRMs, ITSMs, ESMs e plataformas de e-commerce coexistem sem APIs ou com conectores frágeis.

· Change management subestimado — a TI entrega o sistema; a operação continua a alimentar a planilha, “só enquanto não domino a nova ferramenta”… e nunca domina.

4. Quatro sintomas clássicos de imaturidade processual

Sintoma > O que se vê na prática > Consequência direta

Silos funcionais > Cada área usa base própria > Informações divergentes na diretoria

Repetição manual > Colaboradores consolidam dados > Erros, atrasos e overtime

Indicadores

Decorativos Dashboard bonito, ação nula Decisões opinativas, não factuais

Dependência de heróis “Só a Ana sabe aquela macro” Risco operacional e rotatividade

5. Uma nova cultura de produtividade em cinco pilares

1. Mentalidade de fluxo Produtividade não é “fazer mais rápido”, é remover atrito. Troque o KPI de volume por lead time ponta a ponta.

2. Governança de Processos Crie uma Process Owner Community que responda por cada etapa crítica, revisando SLA, RACI e compliance contínuos.

3. BPM + Automação Inteligente Use modelagem visual (BPMN 2.0) como idioma comum entre TI e negócio. Sobre ela, implemente orquestração low-code e bots para tarefas repetitivas.

4. Camada de Integração Moderno Adote iPaaS ou API Gateways que permitam “plug-and-play” de sistemas já existentes, evitando substituição em massa e protegendo o fluxo de caixa.

5. Data Literacy & Ownership Todo líder responde pelos dados de seu processo. Treine times para interpretar métricas, questionar outliers e virar insights em ações.

6. Roadmap em quatro movimentos

Movimento Objetivo Ferramental Indicador-chave

1. Mapear gambiarras Tornar visível o invisível Process mining + entrevistas rápidas Nº de retrabalhos identificados

2. Redesenhar fluxos Eliminar passo redundante Workshops Lean + BPMN Redução de etapas (%)

3. Orquestrar & integrar Unir sistemas num hub iPaaS, RPA, APIs abertas Lead time médio por processo

Movimento Objetivo Ferramental Indicador-chave

4. Medir, aprender, escalar Cultura de melhoria contínua OKRs, A3 reports, feedback loops FTR (First-Time-Right) & NPS

7. Papel dos C-levels

· CEO — protege a agenda de transformação contra urgências políticas, mantém foco no north star metric.

· CIO — garante arquitetura escalável e política de APIs como produto interno.

· CFO — traduz ganhos de produtividade em ROI tangível, ancorando investimento em eficiência, não em moda.

· COO — coloca governança de processos na rotina de operação; cada gerente é dono do seu KPI.

· CHRO — dirige change management e upskilling; sem pessoas preparadas, automação vira sucata de luxo.

8. Indicadores que contam a verdade

1. FTR (First-Time-Right) — porcentagem de transações concluídas sem retrabalho.

2. Takt Time Digital — tempo de ciclo aceitável por etapa versus real.

3. Cycle Time Ponta a Ponta — do gatilho ao valor entregue.

4. NPS Interno — satisfação das áreas usuárias dos processos.

5. Índice de Automação Efetiva — % de etapas executadas sem intervenção humana.

9. Barreiras culturais (e antídotos)

Barreira Como surge Antídoto

“Sempre foi assim” Conforto no conhecido Quick wins visíveis em 90 dias

Medo de obsolescência Equipe teme o bot Upskilling + redefinição de papéis

Falta de propósito Projeto sem vínculo de negócio KPI claro atrelado ao bônus executivo

Prioridade volátil Crises desviam foco Governance board com agenda fixa

10. Chamada à ação

C-level que encara planilha como solução definitiva está jogando contra seu próprio múltiplo de mercado. A maturidade digital não é sobre ter mais sistemas, mas orquestrar o que já existe em fluxo único, visível e mensurável. Comece mapeando

gambiarras, dê dono a cada processo e integre-os como se fossem um só — porque, para o cliente, eles já são.

Próximo passo? Agende um Process Discovery Day. Em 48 horas, você terá um raio-X preciso do seu grau de maturidade, uma lista de gambiarras com potencial de ROI e um roteiro de implementação com custo claro, prazo curto e impacto mensurável.

Produtividade real — nada de efeito telão. Seu board agradece, seus clientes percebem e sua margem sorri.