Business Process Model and Notation (BPMN): o que é e como funciona?

O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma das soluções mais eficientes no mercado para mapear e representar os processos de negócio de uma empresa. Traduzida para o português como Notação de Modelagem de Processos de Negócios, essa ferramenta tem como objetivo facilitar a definição, o registro e o gerenciamento de todas as atividades, eventos e fluxos de trabalho.

Acompanhe os tópicos a seguir e entenda o que é, como funciona e como o BPMN se relaciona com o BPM (Business Process Management) na modelagem de processos, otimizando a gestão da troca de informações e documentação de tarefas, por meio de uma visão semântica dos serviços entre os players do negócio, tais como colaboradores, parceiros e clientes.

O que é BPMN?

Explicando de modo objetivo, BPMN é uma notação gráfica que representa uma linguagem de símbolos voltada para registrar e mapear, de forma padronizada, todos os processos de negócio de uma empresa.

Em outras palavras, pode-se entender o BPMN como uma representação gráfica, uma linguagem ou uma maneira simplificada de simbolizar o fluxo de um processo. Trata-se de uma ferramenta que permite o desenho, o registro e o acompanhamento de todas as atividades operacionais — tudo de forma lógica, interligada e sequencial.

Desenvolvida inicialmente pela Business Process Management Initiative para melhorar e otimizar a comunicação interna entre os departamentos, a notação BPMN vem sendo aprimorada ao longo dos anos, principalmente depois que passou a ser mantida pelo Objetc Management Group (OMG), em 2005.

A diagramação BPMN é bastante intuitiva e permite que você mapeie, de forma simplificada, a representação de detalhes complexos dos processos, facilitando a comunicação entre a modelagem das atividades e a sua respectiva execução.

Como o BPMN funciona?

Basicamente, o funcionamento do BPMN ocorre por meio da representação de tudo o que acontece dentro de cada processo registrado e mapeado. Os símbolos da ferramenta simplificam a comunicação das notações e descrevem as relações definidas entre as atividades operacionais, a exemplo dos fluxos de atividades.

Dessa forma, quanto mais detalhado for o processo, maior e mais aprofundada será a compreensão de cada atividade. Na verdade, tal nível de detalhamento varia de acordo com o objetivo da modelagem do processo, tendo em vista que alguns panoramas são mais simples e não requerem muitos detalhes, dependendo do plano de ação.

O mais importante, afinal, é que essa modelagem seja feita com uma visão ponta a ponta da empresa, integrando todos os departamentos interdependentes de forma holística. Isso porque a atuação integrada dos setores da empresa é crucial para a obtenção de bons resultados, principalmente no que envolve promover experiências positivas e marcantes aos clientes nas jornadas de compra e atendimento.

Quais são os principais elementos da modelagem BPMN?

Em linhas gerais, o modelo de negócio estruturado a partir do BPMN é formado por alguns elementos gráficos considerados essenciais para a representação dos processos, fluxos, atividades e tomadas de decisão. São eles: objetos de fluxo, objetos de conexão, raia de piscina e artefatos.

Objetos de Fluxo (Flow Objetcs)

Os objetos de fluxo são os elementos que dão base para o desenvolvimento de um modelo por meio da notação BPMN. Eles definem o comportamento do processo de negócio, representando os principais eventos, atividades e ações implicadas no modelo. Tais elementos são definidos como:

• eventos (events);
• atividades (activities);
• decisões (gatways).

Objetos de conexão (Connecting objetcs)

Já os objetos de conexão têm como objetivo definir o relacionamento entre os fluxos e atividades. Ou seja, eles representam o modo como os objetos de fluxo se conectam. Dessa forma, são divididos em:

• fluxo de sequência;
• fluxo de mensagens; ou
• uma associação utilizada para associar dados, textos e outros elementos vinculados aos objetos de fluxo.

Raia de piscina (Swinlanes)

A raia de piscina é usada para simplificar modelos mais complexos, dividindo-os em categorias visuais que são separadas para representar as formas de organização dos objetos de fluxos. São elas:

• piscinas (pools): representam entidades do negócio, em que são desenhados os elementos que simbolizam os processos;
• raias (lanes): constituem subdivisões de pools, sendo utilizadas para categorizar e organizar as atividades de um processo, segundo suas associações e funções.

Artefatos (Artefacts)

Os artefatos, por sua vez, são elementos que servem para adicionar informações relevantes ao modelo de negócio. Podem ser usados, inclusive, para representar possíveis entradas e saídas de atividades e fluxos de trabalho. Há três tipos de artefatos:

• objetos de dados: elementos usados par conectar atividades por meio de associações;
• grupo: tem como objetivo fazer documentação ou análise;
• anotações: é utilizado para transmitir informações adicionais de atividades e fluxos de trabalho.

Por que usar as aplicações da notação BPBM na empresa?

Na prática, a notação BPMN na modelagem de processos é muito importante para representar e descrever, de maneira lógica e sequencial, o passo a passo de cada atividade por meio de diagramas simplificados.

Dessa maneira, a ferramenta fornece uma visão gráfica que expõe, claramente, todo o processo do negócio. Portanto, as aplicações do BPMN facilitam a visualização de todas as etapas das atividades, bem como o acompanhamento e a análise de cada tarefa funcional.

Nesse sentido, a modelagem de negócios é fundamental para a automatização e otimização de processos complexos. Além disso, vale a pena destacar alguns benefícios dessa notação gráfica para a sua empresa, como:

• definição de melhorias em processos já existentes;
• documentação e disseminação de processos (novos ou existentes);
• priorização de tarefas, para aumentar a produtividade;
• esclarecimento de novos processos e fluxos de trabalho;
• ajuda na identificação dos requisitos de software;
• facilitação na comunicação entre os departamentos e colaboradores;
• auxílio na automatização de processos;
• representação semântica de processos complexos de forma simples e inteligível;
• capacidade de ser versátil, intuitivo e, portanto, muito fácil de manusear.

Como aplicá-lo?

O BPMN é uma ferramenta eficiente e racional aliada às práticas de gestão, cuja linguagem é moldada, especificamente, para integrar os departamentos e colaboradores da empresa, potencializando uma sinergia essencial para o sucesso da empresa.

Para adotar o BPMN, é preciso contratar alguma plataforma especializada na modelagem de negócio. Existem várias disponíveis no mercado. Depois, é necessário aprender a mexer na ferramenta, de modo a seguir os passos para desenhar os fluxogramas, como:

• definir as responsabilidades das tarefas;
• adicionar iniciadores de processos;
• acrescentar tarefas e desvios;
• marcar o término de cada processo;
• revisar o fluxograma.

Essas são as principais informações que separamos para você entender tudo sobre o BPMN. É muito importante que compreender que essa ferramenta é crucial para otimizar os processos de sua empresa e tonar cada etapa muito mais clara para os gestores e as equipes. Assim, fica mais fácil otimizar as tarefas, identificar gargalos e apontar melhorias, não é mesmo?

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