Scrum mais Kanban é o novo metabolismo

Existe uma série de benefícios ligados ao nível de produtividade de uma empresa, como o aumento das receitas e a redução dos custos por escala. Isso promove um empreendimento mais competitivo. Nesse processo, as técnicas Scrum e Kanban são de grande importância.

Essas técnicas estão ligadas a administração de projetos ou processos diários. Elas ajudam o gestor a melhorar o seu fluxo de trabalho e manter o time alinhado, também garantem que o número de erros e problemas sejam reduzidos, e mais: podem ser usadas em conjunto.

Nos tópicos seguintes, explicamos cuidadosamente o que é Scrum e Kanban, como aplicar essas ferramentas na sua empresa e quais resultados esperar. Então, continue a leitura!

O que significa Scrum e Kanban?

Imagine-se como responsável pelo desenvolvimento de um novo produto. Um aplicativo, por exemplo. Você sabe que não é uma tarefa fácil, pois demanda muita aplicação e know-how. Então, opta por selecionar algumas ferramentas para facilitar o trabalho.

A primeira delas é o Kanban. Ela surgiu no Japão, ainda na década de 70. Seu objetivo é simples: sinalizar o fluxo de trabalho, taxando as tarefas em três etapas: to do, doing e done. Ou seja, tarefas que precisam ser feitas, que estão sendo feitas e que já foram feitas.

Para tanto, é comum que se use um quadro — físico ou digital — dividido em três colunas. No topo de cada coluna, está descrita a sua respectiva etapa (isto é, to do, doing e done) e as tarefas são distribuídas nessas colunas, conforme o seu status de execução.

Com isso, você terá um maior controle das suas tarefas diárias, e todo o time se manterá mais alinhado. Só que ainda existe outro problema: seu projeto tem um ciclo de vida muito longo, além de complexo. Exatamente por isso você seleciona outra ferramenta: o Scrum.

O Scrum surgiu em 1993, nos Estados Unidos. Ele basicamente fragmenta um projeto longo em pequenas partes, chamadas de ciclos de entrega. Em cada ciclo, o time tem que entregar um pacote, que é uma parte adicional do produto, até que o resultado final seja alcançado.

Como essas ferramentas funcionam?

As ferramentas Scrum e Kanban são muito distintas. Mesmo assim, podem ser usadas em conjunto, e o resultado disso é bastante positivo. No tópico seguinte, explicamos o fluxo de trabalho do Kanban, do Scrum e como utilizá-los em conjunto. Boa leitura!

Principais passos para usar o Kanban

Não é difícil usar o Kanban. Na realidade, essa é uma das ferramentas mais úteis e simples da administração de empresas. Seu trabalho se concentra em quatro blocos: definição do fluxo das tarefas, especificação das tarefas e acompanhamento do seu progresso.

Veja, adiante, um passo a passo simplificado:

1. defina o seu fluxo de tarefas. Na maioria das vezes, o fluxo tem apenas três etapas (to do, doing e done), mas, em alguns casos, há etapas adicionais (como uma coluna para tarefas em revisão ou esperando aprovação);
2. defina o seu conjunto de tarefas. Você precisa ter uma visão clara das tarefas que são necessárias para que o trabalho fique pronto. O número de tarefas varia bastante, de acordo com a duração e a complexidade do seu projeto;
3. distribua e mova essas tarefas. Conforme as tarefas vão sendo executadas, mova-as no seu quadro Kanban. Para tanto, use pequenos post-its (com palavras-chave que lembrem as tarefas) ou conte com um dashboard;
4. mantenha o quadro sempre atualizado. Por fim, lembre-se sempre de atualizar o seu quadro, adicionando novas tarefas e eliminando as que já foram feitas.

Principais passos para usar o Scrum

O Scrum é um pouco mais complexo, sendo necessário pesquisas adicionais. O grande desafio está em alinhar toda a equipe e fragmentar corretamente o seu projeto, deixando-o distribuído em partes menores e realmente úteis. Veja, adiante, nossas dicas:

1. tenha clareza sobre o seu projeto. O primeiro passo é conhecer profundamente o projeto, saber o que deve ser feito, como, quando e por quem. Na medida em que existe o domínio sobre o plano, torna-se mais fácil fragmentá-lo;
2. transforme o projeto em ciclos menores. Pense no seu projeto como um grande ciclo (com início, meio e fim), depois fragmente esse ciclo em outros menores (com prazos mais curtos também). Assim, o seu trabalho será mais pontual;
3. defina os pacotes correspondentes aos pequenos ciclos. Cada ciclo deve entregar uma pequena parte do seu projeto, chamada de pacote. Esses pacotes representam partes funcionais do que você está construindo;
4. Avalie as entregas obtidas. O último passo é monitorar as entregas feitas, se estão dentro do prazo e cumprem com padrões de qualidade. Quando todos os pequenos ciclos e seus pequenos pacotes forem entregues, seu projeto estará pronto.

Unindo Scrum e Kanban no expediente de trabalho

Como Scrum e Kanban são ferramentas distintas, não é difícil aproveitá-las em conjunto. Para tanto, fragmente o seu projeto em pequenos ciclos, com os seus respectivos pacotes. Em seguida, avalie quais tarefas são necessárias para a entrega desses pacotes e as distribua em um quadro Kanban (to do, doing e done), zelando pelo correto cumprimento do fluxo.

Quais os benefícios do Scrum e Kanban?

Apesar de serem ferramentas distintas, Scrum e Kanban oferecem benefícios semelhantes. O primeiro deles se refere à melhoria do fluxo de trabalho, tornando-o mais fluido e funcional. Assim, muitos gargalos podem ser eliminados. Veja outras vantagens:

1. aumenta o alinhamento da equipe de trabalho;
2. facilita o monitoramento do progresso das tarefas ou projetos;
3. reduz o tempo necessário até a entrega final desejada;
4. reduz o número de erros, problemas e conflitos;
5. permite a identificação antecipada de problemas;
6. torna o trabalho diário mais simples e lógico;
7. faz com que o todo seja visto em suas pequenas partes.

Agora você está por dentro do assunto, entende o que é Scrum e Kanban e como usar essas ferramentas dentro da sua empresa. Lembre-se que há uma série de vantagens ligadas ao assunto, como o maior alinhamento da equipe e a redução de número de gargalos diários. Essas vantagens, juntas, aumentam o sucesso dos projetos e a competitividade da empresa.

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