Conheça os tipos de Kanban e por que utilizá-los

Os desafios na liderança de projetos e equipes são enormes dentro de qualquer empresa, não é mesmo? Dar conta de tantas demandas, acompanhar diversos processos e gerenciar pessoas são, de fato, atividades muito complexas. Mas há uma metodologia que pode organizar e otimizar seu fluxo de trabalho. Estamos falando dos tipos de kanban.

Trata-se de diferentes vertentes de uma metodologia criada no Japão, por volta dos anos de 1960, com o objetivo de aumentar a produtividade, gerenciar processos e agilizar tarefas sem gerar gargalos nem atrasos nas linhas de montagem automotivas. Com o passar dos anos, essa prática de gestão se popularizou e se estendeu a outras áreas corporativas.

Acompanhe os tópicos a seguir e conheça os tipos de kanban, como eles funcionam e quais as vantagens dessa metodologia para a sua empresa em tempos de transformação digital!

O que é kanban?

Kanban é uma metodologia japonesa de gestão visual desenvolvida para registrar ações, tarefas e processos. Em tradução livre do japonês para o português, kanban significa “cartão” e, enquanto método, representa um sistema simplificado, ágil e visual para fazer a gestão de atividades desempenhadas por uma empresa.

Criada e aplicada nas fábricas da Toyota, em meados de 1960, a técnica japonesa tinha como finalidade inicial gerenciar o estoque e fazer o controle do fluxo de peças dos automóveis. Ocorre, porém, que essa metodologia obteve tanto destaque e resultado, que ganhou espaço em diversas áreas profissionais. Na atualidade, o método kanban ajuda a resolver os problemas do setor de TI, por exemplo.

Como essa técnica funciona?

Mas antes de você conhecer os tipos de kanban, é necessário entender como essa metodologia funciona na prática, certo?

Basicamente, o funcionamento desse método de gestão está associado a sistemas que executam grandes fluxos de demandas e que atuam sob o conceito mercadológico de entrega just-in-time de produtos.

A metodologia funciona com base na junção de cartão, colunas e quadro. O primeiro nada mais é do que a representação da tarefa ou ação a ser executada para chegar ao resultado. Já o segundo grupo de elementos simboliza o status dos cartões, isto é, das atividades. Geralmente, o kanban é composto por três colunas com as seguintes informações: “a fazer”, “em execução” e “finalizado”. O quadro, por sua vez, é o kanban por inteiro, estruturado por cartões e colunas.

Cada cartão deve conter um identificador único da atividade, uma descrição resumida da tarefa, um tempo estimado para a sua resolução e o nome do responsável. Em geral, existem duas formas de colocar essa técnica em prática: de forma manual, por meio de post-its, ou de modo eletrônico e otimizado, via programas computacionais.

Quais são os objetivos desse método japonês?

O kanban pode ser usado para diversos objetivos. O principal deles, sem dúvidas, é aumentar a produtividade do seu negócio. Isso porque a aplicação dessa metodologia tem como resultado a otimização de tarefas com organização, qualidade na execução e entrega nos prazos estabelecidos.

Além disso, o kanban é muito útil para gerenciar o fluxo de trabalho, permitindo que você acompanhe, de ponta a ponta, os processos da empresa.

A metodologia também pode ajudar a equilibrar a gestão do negócio, possibilitando que seja feita a priorização de tarefas de forma estratégica. Afora que a metodologia evita a formação de gargalos e a sobrecarga de demandas sobre a capacidade produtiva das equipes.

Quais são os tipos de kanban no mercado?

Agora que você já sabe o que é essa prática de gestão, como ela funciona e quais são seus principais objetivos, está na hora de conhecer quais são os tipos de kanban, não é verdade? Na prática, existem três formatos principais. Veja a seguir.

Kanban de produção

O primeiro deles é o kanban de produção, cujo sistema é voltado para a gestão de tarefas. Ele funciona da mesma forma como você viu mais acima, com três colunas fundamentais: “a fazer”, “em execução” e “concluído”. Apesar disso, nada impede que outras colunas sejam acrescidas ao quadro. Na verdade, isso já acontece em muitas empresas.

Esse tipo de kanban é o mais utilizado no mercado, sobretudo por equipes de TI, marketing, contabilidade, entre tantas outras que trabalham com prazos curtos e requerem elevado nível de produtividade.

Kanban de movimentação

Já o kanban de movimentação é mais usado no contexto industrial, na medida em que tem o objetivo de fazer o controle das entradas e saídas de estoque, organizando e otimizando os processos de produção, sem permitir acúmulos, atrasos e gargalos.

Esse formato metodológico também funciona por meio de cartões com informações sobre o status do produto, indicando alertas, prioridades etc.

E-kanban

O E-kanban é a versão mais avançada e contemporânea dessa metodologia japonesa. Trata-se de uma evolução das duas anteriores, principalmente porque é posta em prática por meio de ferramentas eletrônicas e digitais para gerenciar processos, tarefas e serviços.

Algumas bastante conhecidas no mercado são o Trello, o Kanban Tool, o Jira Software, KanblanFlow, Monday, Breeze etc.

Quais são as principais vantagens da metodologia kanban?

Os tipos de kanban, principalmente das ferramentas digitais, fornecem muitas vantagens para as empresas que desejam otimizar seus processos, melhorar a qualidade das entregas e evitar gargalos.

Confira, a seguir, alguns dos principais benefícios dessa metodologia de mercado.

Maior fluidez no trabalho

O método japonês confere mais agilidade e fluidez aos fluxos de trabalho, visto que organiza e comunica as tarefas de forma simplificada.

Aumento de produtividade

Outra vantagem é o aumento da produtividade por parte das equipes e da empresa no geral. Quanto mais organizados, estruturados e definidos forem os processos, mais rápida são as suas respectivas conclusões e entregas.

Eliminação de gargalos

Os tipos de kanban também ajudam as empresas a eliminarem gargalos, ao passo que evitam o acúmulo e a sobrecarga de tarefas.

Acompanhamento de desempenho

Utilizando a metodologia kanban, você consegue acompanhar o status das atividades, bem como o desempenho das equipes.

Otimização de tempo

A otimização de tempo e dos processos internos da empresa é uma das principais vantagens do método kanban, sobretudo quando ele é aplicado por meio de ferramentas com recursos de automatização.

Conhecer os tipos de kanban, portanto, é apenas o primeiro passo para gerenciar as atividades e tarefas de sua empresa. Tudo porque a metodologia permite que você visualize, acompanhe e identifique os processos executados e os fluxos que eles percorrem até a conclusão. Com a utilização desse método, sua empresa cria uma estrutura e cultura adequadas para a implementação de procedimentos mais avançados para a organização e documentação de processos, como é o caso do BPM na modelagem de processos.

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