Entenda por que você deve priorizar a otimização de processos da sua empresa

As organizações sempre buscam produzir mais com custos menores. Para crescer dessa maneira, é possível contar com a otimização de processos por meio de um CSC (Centro de Serviços Compartilhados), que analisa todo o fluxo de trabalho para eliminar o que não agrega valor ao resultado final.

Entretanto, não basta apenas querer aperfeiçoar suas atividades empresariais, é preciso seguir alguns passos que garantirão o sucesso desse procedimento, caso contrário, todos os esforços serão em vão. Por outro lado, quando bem realizado, tal processo consegue economizar tempo e recursos, além de entregar ao cliente um valor a mais, que será percebido por ele por meio de tarefas mais ágeis e de qualidade.

Parece complicado, mas não é. Neste artigo, falaremos mais sobre as outras vantagens da otimização e algumas dicas de como iniciar seu projeto. Continue a leitura!

Importância da otimização de processos

 A otimização de processos permite conhecer a fundo o funcionamento de tudo o que é feito para executar as tarefas da melhor forma. Por isso, ela se torna importante no âmbito empresarial, visto que uma gestão sem direcionamento, automação e integração acaba levando à perda de dinheiro, considerando maiores chances de erros.

A necessidade de controlar cada vez mais os procedimentos está ligada também ao aumento da concorrência. As empresas que conseguem realizar suas atividades com custos menores, mas ainda assim com eficiência, se diferenciam no mercado. Isso porque ações mais padronizadas permitem maior foco no que realmente atingirá os ganhos esperados.

Essa padronização pode ser feita por meio de uma CSC . Esse sistema unifica todas as funções de vários setores para centralizá-las em um único lugar que atenda às necessidades de todos. Essa ação facilita, e muito, as médias e grandes organizações que possuem diversos departamentos em cada filial, por exemplo.

Vantagens de otimizar as tarefas por meio do CSC

Maior dinamismo

Quando não há uma padronização dos trabalhos, os gestores acabam contornando as situações que acontecem, sem nenhum plano. Isso significa que as causas que geram falhas nas ações não são estudadas para atuar na raiz do problema e resolvê-lo por completo. O aprimoramento torna os processos mais claros, o que permite elaborar soluções que evitem a ocorrência de problemas futuros.

Redução de custos

Processos falhos e não otimizados ocasionam alguns gargalos que geram gastos. A partir do momento que esses problemas, e as causas — como atrasos, retrabalhos e outros —, são identificados, é possível traçar estratégias de alocação de recursos para tornar os investimentos mais eficientes.

Agilidade em tarefas diárias

Com um mapeamento das atividades, é viável identificar quais são desnecessárias para o resultado final e, assim, eliminá-las, sem consequências ruins. Além disso, é possível reconhecer as alternativas para tornar as tarefas mais ágeis, sem prejudicar a qualidade, pensando na melhoria da produtividade.

Mais assertividade na análise de dados

Com tarefas mais padronizadas, os dados podem ser analisados com mais assertividade. Um exemplo disso é o controle de ponto, que mostra fielmente os horários de saídas e entradas dos funcionários, o que permite verificar se o atraso de algum pode estar afetando a realização das suas responsabilidades.

Melhora no atendimento ao cliente

Ao aprimorar os seus resultados, o empreendimento é capaz de melhorar o atendimento ao oferecer qualidade aos consumidores, além de uma experiência positiva para deixá-los mais satisfeitos com a marca. Isso pode ser feito por meio do oferecimento de um SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor), da implementação de um chat online para estreitar a comunicação ou pela coleta de feedbacks.

Dicas de como iniciar a otimização de processos 

Mapeie as atividades

Entender como são os processos do seu negócio é essencial para atingir os objetivos desejados. Faça um levantamento de cada um, desde suas origens, passando pelos responsáveis, até seus destinos. Tudo isso é importante para saber os métodos, as pessoas e outras empresas envolvidos, ainda mais em médias empresas que têm vários fluxos diferentes para lidarem.

É essencial ter uma visão micro e macro. Ou seja, você precisa entender desde como um e-mail é escrito até como os leads percebem e reagem a ele. Muitas vezes, não há necessidade de enviar certas ofertas que acabam irritando o cliente potencial, por exemplo.

Examine o fluxo de trabalho

Após identificar quais são os procedimentos, é necessário avaliá-los para encontrar falhas, eliminar o que for irrelevante e descobrir como as pessoas e recursos financeiros são alocados. Ao fazer essas alterações, o fluxo de trabalho se torna mais dinâmico e atende às necessidades de todos.

Ainda é possível, e até indispensável, identificar os pontos fortes que podem ser melhorados ao máximo. Desse modo, aumenta o potencial dos processos para chegar o mais rápido no resultado final.

Utilize um CSC

A tecnologia é uma grande aliada na otimização das ações. Isso porque as ferramentas de gestão organizam os processos de trabalhos, tornando-os mais eficientes por meio da automação. Assim, com um centro de serviços compartilhados, as tarefas burocráticas não precisam mais ser feitas por funcionários, que podem focar nas que têm maior impacto na organização. Ademais, essas decisões podem ser tomadas com mais precisão, pois são livres de falhas humanas.

Prepare a equipe

Mudanças sempre exigem adaptações. Na empresa, isso não é diferente e os funcionários precisam ser treinados para lidarem com elas. Por isso, com as novas ações, o gestor precisa esclarecer para todos o que foi e deverá ser feito para atingir a excelência com base nas melhorias dos processos.

É necessário preparar os colaboradores para utilizarem as tecnologias adotadas pela empresa, assim como explicar a importância e as vantagens que trarão, de modo que engajem as pessoas. Não se esqueça de ouvir cada funcionário para aprimorar ainda mais os trabalhos.

Monitore os resultados

Para obter uma melhoria contínua do que foi implementado é preciso acompanhar de perto. Defina indicadores de desempenho para monitorar se todos estão focados nas tarefas delegadas e, se não houver avanços, recomece.

Como todo projeto, a otimização de processos é um ciclo que deve ser feito diversas vezes para trazer soluções reais para a empresa, seja por meio da satisfação de clientes, seja pela agilidade dos funcionários, seja pelo corte de desperdícios etc. Por isso, é preciso sempre ficar atento ao seu fluxo de trabalho e, para tanto, você pode contar com um CSC.

Depois de ver as vantagens e dicas para potencializar suas ações, saiba mais sobre como a automação de tarefas pode trazer melhorias para sua empresa e coloque em prática!