Qual é a função de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC)?

A quantidade de processos administrativos cresce na mesma velocidade que o porte de uma empresa em ascensão. Podem, então, serem organizados como um diferencial estratégico, ou se tornar o tendão de Aquiles do negócio. Neste contexto, uma solução tem sido cada vez mais adotada: o Centro de Serviços Compartilhados (CSC).

Ele permite não apenas a organização dos processos, mas também a eficiência financeira, que é fundamental para que a empresa esteja à frente de seus concorrentes.

Acompanhe este post e entenda a função do CSC na gestão de processos, suas vantagens e dicas práticas para sua adoção eficaz.

Conceito de Centro de Serviços Compartilhados

Para compreender sua eficácia, o entendimento de seu conceito é fundamental. Os CSCs podem trazer maior agilidade processual até mesmo para organizações com filiais espalhadas territorialmente, garantindo que elas tenham força competitiva.

Mas qual seria a melhor descrição de um Centro de Serviços Compartilhados?

Os CSCs são estruturas que abrigam um conjunto de funções do negócio que podem ser usufruídas de maneira eficaz por uma ou mais filiais do negócio.

Nele, áreas como financeiro, controladoria, tecnologia da informação, RH, estoque e suprimentos são agrupadas em um escritório de serviço compactado que pode, com processos muito mais dinâmicos, atender as demandas de apoio direcionadas a ele.

Com isso, setores como o financeiro, que normalmente seriam inundados com pedidos de conferência burocráticos, podem direcionar tais demandas para o CSC e focar em estratégias para a expansão dos negócios e em seu core business.

Vantagens do CSC para a empresa

Entendendo suas funcionalidades, é possível partir para a análise do impacto do CSC na empresa e quais são as vantagens e benefícios encontrados em sua implementação.

Retenção de conhecimento

Essa é uma vantagem pouco abordada quando o tema é CSC, mas a verdade é que sua adoção permite que o conhecimento seja compartilhado e retido na empresa mais facilmente.

Além de ser um setor multidisciplinar e fazer com que diversos profissionais interajam para atender as mais diversas demandas, também encurta a distância entre as partes, a que pede ajuda e o profissional do CSC.

O nível de atenção dado a cada demanda poderá ser muito maior, permitindo que eventuais dúvidas que eram recorrentes sejam solucionadas em definitivo por meio do compartilhamento do conhecimento.

Melhoria do relacionamento interpessoal

Considerando a proximidade com o cliente interno, o CSC proporciona uma melhoria considerável no clima organizacional. Processos burocráticos gerenciados por outros setores e profissionais distantes da realidade normalmente eram fatores estressores para a equipe.

Com a adoção dos escritórios de serviço, as relações interpessoais são mais próximas e simples, o que aumenta a satisfação e a produtividade da empresa.

Aumento da produtividade

Transferir tarefas de menor complexidade ou de alta demanda para as CSC também permite uma melhor padronização de processos, que serão facilmente assimilados, previsíveis e replicáveis.

Essas características vão contribuir para a redução do tempo de execução, falhas processuais e, claro, organizará melhor as obrigações de setores e profissionais.

Em outras palavras, o CSC trará tanto melhora na produtividade interna, como dos setores que serão desafogados e poderão direcionar sua força de trabalho mais efetivamente para suas funções principais.

Apoio estratégico ao crescimento da empresa

Uma empresa em constante crescimento que atue com CSCs em sua estrutura organizacional pode contar com a facilidade de replicar a estrutura para dar apoio em suas expansões.

Ou seja, para atender uma nova região, a empresa pode replicar o modelo de CSC sem afetar seus setores principais. Isso garante maior agilidade na adaptação do novo mercado, por exemplo.

Redução de custos

Ao criar CSC, processos poderão ser otimizados garantindo melhor tempo de resposta para o cliente final. Mas, além disso, tarefas transacionais que normalmente ocupariam tempo de profissionais estratégicos são deslocadas para um setor operacional específico.

Isso garante que a hora paga ao profissional seja mais bem aproveitada para atividades estratégicas da empresa.

O CSC oferece outras diversas vantagens em nível estratégico, tático e operacional, mas precisa ser corretamente implantado na empresa.

Dicas para a implantação do CSC

Algumas dessas dicas valem tanto para a implantação, quanto para a melhoria e adequação de Centrais de Serviços Compartilhados que já estejam em funcionamento.

O importante é que sua estruturação deve sempre ter em vista as necessidades da empresa e dos setores que dependem do seu apoio.

Mapeie todos os processos do negócio

Para saber quais deles congestionam mais os setores, são menos complexos e podem assim, serem direcionados ao CSC, é fundamental fazer um mapeamento completo.

Nenhuma mudança nesse sentido pode ser feita de maneira isolada e sem a contribuição dos profissionais envolvidos.

Nesse sentido, fazer pesquisas e envolver a equipe interna em tais decisões também é fundamental. Eles estão na rotina diária e sabem quais são os eventos que exigem maior agilidade, por exemplo.

Engaje os colaboradores

Se pedir a opinião da equipe contribuirá para consolidar quais os processos serão mais bem-adaptados no CSC, isso também auxiliará em seu engajamento, pois somente com a utilização massiva do escritório de serviços, é que ele terá seus resultados percebidos na empresa.

Crie metas coletivas

Criar metas para o CSC que envolvam os profissionais que eles atendem também é essencial. Dessa maneira, tanto a equipe da Central de Serviços como os colaboradores que a utilizam entenderão a importância de atuarem em conjunto.

Crie um Service Level Agrement (SLA)

Um SLA garantirá que a CSC ofereça um mínimo de qualidade no atendimento de todas as demandas, e também permitirá que sua performance seja devidamente avaliada com métricas e indicadores específicos do setor.

O Centro de Serviços Compartilhados é uma estratégia extremamente valorosa para a empresa, sendo uma de suas forças motoras para um crescimento saudável e sólido.

Com suas contribuições para a agilidade dos processos e redução de custos, a empresa pode focar no planejamento de expansões e estratégias arrojadas de consolidação de novos mercados ou a conquista da fidelidade de seu público principal.

Mas assim como todas as estratégias, é necessário um planejamento minucioso para sua implantação, pois do contrário, a transferência de tarefas pode causar grandes transtornos e impactos no atendimento ao cliente final.

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